Utazási díjak - a jelentkezési gyakorlat leggyakoribb hibái
2019.12.17 19:03
Első lépésként el kell mondani, hogy az alfa és az omega az utazási költségek elismerésekor egy alaposan kidolgozott belső irányelv. Rendszeresen frissíteni kell, és ugyanakkor érthetőnek kell lennie minden alkalmazott számára. Az ellenőrzés során leggyakrabban a következő hibákkal találkozunk:
- A banki díjak visszatérítése külföldön történő privát fizetési kártyával történő fizetés esetén
Valószínűleg a leggyakoribb probléma a banki díjak túlfizetése, amikor külföldön fizetnek a munkavállalók privát kártyájával. A vállalatok ezt azzal indokolják, hogy a munkavállaló ne legyen veszteséges külföldi utazás során. Azonban ebből fakadó messzemenőbb követelményekkel nincsenek tisztában. A munkavállaló számlájára fizetett banki költségek nem a munkáltató költségei. Ha a munkavállaló a munkáltató kérésére folyószámlát vezetett be, és a munkáltató beleegyezik a visszatérítésbe, akkor a munkavállalónak nyújtott juttatást az alábbiak szerint számolja el:
a) az alkalmazott bankszámlájához kapcsolódó költségek: 548/331;
b) fizetés: 331/221;
Ugyanakkor a munkavállaló ilyen jövedelme függő tevékenységből származó jövedelemnek tekintendő, függetlenül attól, hogy a jövedelmet a szociális alapból vagy a munkaadó egyéb forrásaiból nyújtották-e. Ez azt jelenti, hogy a vállalat az ilyen jövedelmet beszámítja a munkavállaló fizetésébe, és megfelelő levonásokat hajt végre. Ezenkívül a szóban forgó teljesítményt kollektív szerződésben vagy belső szabályozásban kell szabályozni. Csak ilyen feltételek mellett terheli a munkavállaló bankjának adóköltségét a munkáltató.
- Külföldi okmány esetén az összeg visszatérítése a bankszámlakivonatból
A vállalatoknak gyakran van egy belső politikájuk, miszerint a munkavállaló privát bankszámla kivonatával térítik meg a más pénznemben denominált költségeket/dokumentumokat. Sajnos a munkavállalói bankszámlakivonaton feltüntetett utazási költségek EUR összegben történő elismerése, ahol a dokumentumot más pénznemben állítják ki, ellentmond a számviteli törvénynek. A törvény szerint a társaságnak euróra kell konvertálnia a dokumentumot, ahol a könyvelési esemény napja az üzleti kimutatás munkáltatóhoz történő benyújtásának napja, ezért az előző napi referencia-kamatlábat kell használni. Ebben az esetben az összes banki átváltási költséget a munkavállaló konvertálja, amikor euróra konvertálják.
- Az ebéd megtérítése a partnerrel az étel csökkentése nélkül
Egy másik súlyos hiba a közös ebédek visszatérítése a partnerekkel az üzleti út számlázásakor (belföldi és külföldi). A vállalatok gyakran "fejetlenül" térítik meg ezeket a kiadásokat, függetlenül az egyéb kapcsolódó számviteli és adózási szempontoktól. Először is el kell mondani, hogy a partnerrel való ebéd reprezentációs költség, vagyis a vállalat nem adóköltsége. Másodszor el kell gondolkodni azon, hogy ez miként befolyásolja az üzleti út számlázását és az étkezés biztosítását. A fentiekből következik, hogy ha a munkáltató megtéríti a munkavállalónak a "munkaebéd" dokumentumot, akkor a munkáltató szempontjából ez reprezentációs díj (könyvelés 513). Ez azt is jelenti, hogy a munkavállaló bizonyíthatóan biztosított "ingyenes" ebédet kapott, ezért étkezése az 5. § (2) bekezdésének megfelelően csökken. Törvény 6. sz. 283/2002 Coll. az utazási költségtérítésről, módosítva.
- Utazási megrendelés megtérítése igazoló dokumentumok nélkül
Az üzleti út számlájának tartalmaznia kell az igazolást is, amely igazolja az utazás indokoltságát. A képzéseknél ennek a képzésben való részvétel megerősítésének, számlának, valamint képzési ütemtervnek kell lennie, amelyből egyértelmű, hogy mi az érintett képzés, és nem volt-e/nem biztosított-e pl. ebéd. Ha üzleti úton van üzleti partnerrel, célszerű dokumentálni az üzleti út jelentését is, amely részletesebb információkat tartalmaz a lezajlott értekezletről, ideértve az eredményt, a megszerzett kapcsolatokat, a megállapodott szerződéseket stb.
A szálláslehetőség gyakran nem tartalmazza, hogy reggelit biztosítottak-e. Mivel sok országban eltérő áfakulcsokat alkalmaznak, a könyvelő számára nagyon könnyű kideríteni, hogy csökkenteni kellett-e az étkezési támogatást. Emiatt helyénvaló a számlához csatolni pl. szállásfoglalás igazolása, ahol leggyakrabban a reggeli biztosításáról/elmaradásáról találnak információkat.
- Az árfolyamok helytelen használata a deviza átváltásakor
Szinte minden vállalatnál találkozunk ezzel a problémával. A gordiuszi csomópont a helyes árfolyam meghatározása nemcsak az előlegek, étkezések, hanem a külföldi üzleti út egyéb költségeinek újraszámításakor.
Első lépésként el kell gondolkodni azon, hogy a vállalat adott-e előleget a munkavállaló számára, mely országért és pénznemért. Ha a vállalat euróban fizet előleget olyan országért, amely nem használja az euró pénznemét, az előleget az üzleti út kezdetének hónapjának első napján érvényes árfolyamon kell átváltani. Ha az előleget korábban fizetik ki, t. j. a munkáltató nem tudja meghatározni az arányt, mert azt még nem tették közzé, az akkor már meghirdetett mértéket kell használni.
Ha a társaság más pénznemben nyújt előleget, akkor a 24. § (4) bekezdésének megfelelően jár el. A számviteli törvény 6. cikke, ahol ugyanazon deviza készpénzben vagy devizaszámláról történő amortizációja felhasználható a deviza euróra történő átváltására:
a) súlyozott átlagár (VAP módszer), vagy
b) az ár úgy van meghatározva, hogy a deviza euróban történő növekedésének első árát használják az első árként a deviza euróban történő csökkenésének értékelésére (FIFO módszer).
Ha ez a deviza csökkenés egy kötelezettség kiegyenlítéséhez kapcsolódik, akkor a VAP vagy FIFO módszer szerinti értéket kell felhasználni arra, hogy a kötelezettség devizában történő elszámolását euróra konvertáljuk. Az előleg beérkezésének vagy teljesítésének időpontjában érvényes árfolyamot a nyújtott vagy kapott előleg devizában történő elszámolásához kapcsolódó devizában fennálló követelések és kötelezettségek mérésére használják.
A második esetben szükséges az étrend megfelelő újraszámítása. A kártérítés kiszámításakor az Európai Központi Bank vagy a Szlovák Nemzeti Bank által meghatározott és meghirdetett referencia-árfolyamot kell alkalmazni a megkezdett átszámításra annak a hónapnak az első napján, amelyen a külföldi üzleti út megtörtént. Egy másik tanfolyam nem elfogadható.
A harmadik pontban fontos az árfolyam helyes meghatározása az egyéb támogatható kompenzációk újraszámításakor. Az utazási kompenzációról szóló törvény nem határozza meg az árfolyam alkalmazását az ilyen devizában kifejezett költségek euróra történő átszámításakor. A munkáltató ezért a referencia-kamatlábat használja a 24. § 2 betű törvény a) pontja. 431/2002 Coll. a könyvelésről, módosítva (vagyis a referencia-kamatláb az üzleti út számlájának a munkavállalóhoz történő benyújtásának napját megelőző naptól), mert az adott napon a munkáltató felelősséget vállal a munkavállalóval szemben.
További kérdések vagy eltérések esetén bármikor rendelkezésére állunk.