Tudsz vezetni? És használhat e-mailt? Még akkor is, ha az első kérdésre igennel válaszolna, bármely profi sofőr gyorsan megtévesztené: valójában egyáltalán nincs gyakorlata abban, hogyan viselkedjen csúszás esetén, és ritkán megy át kanyarokban.

2005. október 5., 0:00 óra Tomáš Bella

használ

Tudsz vezetni? És használhat e-mailt? Még akkor is, ha az első kérdésre igennel válaszolna, bármelyik profi sofőr gyorsan megtévesztené: valójában egyáltalán nincs gyakorlata abban, hogyan kell viselkedni csúszás esetén, és az ideális pályán ritkán jár kanyarokban.

Hasonlóképpen, az e-mailek esetében a használatuk általános módja korántsem ideális. A számítógépen való tudatlanságod senkinek nem kerül az életedbe, de másokat időtől megfosztasz érte. Ha profi módon szeretne munkahelyi e-maileket küldeni, akkor ismernie kell ezeket a speciális e-mail szabályokat.

Csak akkor írj, amikor muszáj

Túl vagyunk terhelve postával, mert az e-mail írása olyan egyszerű, és úgy érezzük, hogy semmi sem kerül nekünk. Durva azonban e-mailben elküldeni minden olyan kérdést, amelyre gyorsan választ találhatnánk az interneten (és általában nem ütközik a címkével, ha a címzett egyszerűen figyelmen kívül hagyja az ilyen e-maileket).

Az e-mailek számát gyakran feleslegesen növelik akár egy mondatos "köszönöm" üzenetek és még "szívesen" is. Különböző szokások lehetnek az egyes vállalatoknál, de általában értelmetlen megköszönni az egyes rutinszerű kérések kezelését - kivéve a személyes találkozót. És természetesen - ne küldj vicceket, erotikus képeket, videókat, boldogságleveleket és hasonló üzeneteket, hacsak nem vagy teljesen biztos abban, hogy a befogadók között csak olyan emberek vannak, akik unalomból harapják a ceruzát a munkából, és várják minden új e- mail mint üdv. Mielőtt bármilyen lánclevelet (meghívás véradásra vagy szegény kiskutya megsegítésére) küldene, ellenőrizze a szövetet a Hoax.cz vagy a Snopes.com oldalon.

Minden témához külön e-mailt küldjön

Tízből kilenc esetben jobb, ha egyszerre három rövid e-mailt írunk ugyanannak a személynek a munkahelyi levelezésben, mint hogy a nem kapcsolódó témákat egyetlen témába illesszük be.

Sokan ugyanis e-maileket használnak emlékeztetőként a feladatokra, és ha több feladatot kever össze, legjobb esetben késlelteti az időt, amikor megkapja a választ a legegyszerűbb kérdésre, legrosszabb esetben a címzett felidézi az egyik témát, és megfeledkezik a többiről. Különösen abszolút nem megfelelő egy jelentésben keverni a munkát és a magánlevelezést.

Ha már többféle dolgot kell írnia egy e-mailben és egy témában, számozza meg őket.

Írjon állványokat, vágjon helyet

Az ideális e-mail legfeljebb olyan, amely teljesen elfér a címzett képernyőjén anélkül, hogy fel és le kellene görgetnie az ablakban. Egy ilyen üzenetnek van a legnagyobb esélye, hogy a címzett azonnal elolvassa és a lehető leghamarabb felidézi. Hosszabb elbátortalaníthatja. Ha valaki rendszeresen ír valakinek, nyugodtan hagyja ki az üdvözlést és az aláírást, és folytassa egyenesen a lényegre. Ne csatolja automatikusan az aláírást az egyes üzenetekhez. Ha egy másik e-mailt idéz, csak a nélkülözhetetlen dolgokat hagyja meg, hogy egyértelmű legyen, mire válaszol. Egyszerűen fogalmazva - hagyja az üzenetben csak azt, aminek ott kell lennie. Ne hagyja ki azonban a mondatok elején a nagy betűket, a pontokat a végén - a helyes nyelvtan sokkal könnyebben megérti a szöveg tartalmát.

Tegye világossá, mit vár el az emberektől

A munkahelyi e-mailek általában a három dolog egyikét jelentik: információk megadása, információk kérése vagy intézkedés kérése. Legkésőbb az e-mail első mondatából világosnak kell lennie, hogy a három típusú üzenet melyikét tartalmazza.

Számos félreértés adódik abból, hogy az e-mailből nem derül ki, hogy a szerző vár-e választ, mivel kérése sürgős, és a jelentés valamilyen tevékenységet igényel-e. Ezért írjon úgy, hogy minden címzett gond nélkül megválaszolja ezt a három kérdést.

Például olyan mondatokkal, mint "jó lenne megtenni" vagy "fel kell készülni", félreértésért esedezel, mert a személyes kapcsolattartással ellentétben a címzettnek nehezebb lesz e-mailt küldeni, hogy vagy csak tájékoztatja őt arról, hogy másnak rendel.

Egyes vállalatoknál még egy speciális sablont is alkalmaztak, amely lehetővé teszi az elektronikus levelezés gyorsabb megértését és feldolgozását (a fenti mezőben).

Ilyen fejléc kerül az egyes e-mailek elejére (az író mindig csak X-et ad a megfelelő mezőbe), és jelentősen csökkenti annak a valószínűségét, hogy egy fontos kifejezést elfelejtenek vagy félreértenek. Még az automatikus levélválogatást is lehetővé teszi.

A szabálynak arra is vonatkoznia kell, hogy azokat az embereket, akiknek közvetlenül válaszolniuk kell az üzenetre, a „Címzett:” mezőben kell feltüntetni; a CC-ben (Copy) a címzettek csak tájékoztatás céljából kapják meg az üzenetet.

Írjon fantasztikus híreket

Helló e-mailnek hívás, „kérés” vagy saját név felvétele a témába a teljes internetes kezdő jele. Még olyan népszerű cikkek sem, mint az "ebéd meghívó" vagy a "projekt XY", korántsem ideálisak.

A leggyakoribb hiba - a nem specifikusságtól eltekintve - az, hogy a szerző megfogalmazza az e-mail tárgyát, de nem határozza meg annak jellegét - függetlenül attól, hogy információt szolgáltat-e, vagy éppen ellenkezőleg, igényli.

A "szállás Pozsonyban" helyett sokkal jobb azt írni, hogy "Pozsonyi szállást keresek (Csak egy gondolat a bekezdésben

A hatalmas mennyiségű információval dolgozó emberek biztosan nem fogják szóról szóra elolvasni az e-mailt, mint Shakespeare, hanem csak az egyes bekezdések kezdetén fognak repülni. Ezért minden bekezdésnek csak egy ötletet kell tartalmaznia, különben megkockáztatja, hogy az olvasó elnézzen valami fontosat, ami a szöveg közepén van elrejtve. Ha a bekezdések rövidek és a gondolatok világosan el vannak választva, akkor könnyebben idézik őket a válaszadáskor.

Ha témát vált, változtasson témát

Ha lustaságból ír új e-maileket, ha megnyomja a Válasz gombot a szóban forgó személy utolsó üzeneténél, és nem habozik új témát írni, akkor az egy asztalnál öklendezéshez hasonló faux-pas. A tárgysornak mindig meg kell egyeznie az e-mail tartalmával. Ha a beszélgetés témája fokozatosan változik, ne féljen azonnal témát váltani. Helyezze az eredetit zárójelbe, és írjon egy új címsort a zárójelek elé az "előtt", "volt" vagy a leggyakrabban használt angol "volt" szavakkal. Ezért válaszol a "RE: értekezlet jegyzőkönyve" tárgyú e-mailre a "marketing kampány javaslat (volt: RE: az ülés jegyzőkönyve)" stílusú üzenettel.

Soha ne küldjön e-mailben mellékleteket leírás nélkül vagy csak a "lásd ezt" szavakkal. A melléklet megnyitása általában hosszú időt vesz igénybe, ezért írja le világosan, mit tartalmaz a melléklet. Ha a cikk szövegét az internetről küldi, akkor teljes egészében beillesztheti az e-mailbe, ha úgy gondolja, hogy ez kényelmesebb lesz a címzett számára - de mindig tartalmazzon egy linket az eredeti forráshoz, ahonnan beszerezte a cikket szöveg.

Példa egy e-mail sablonra, amely tisztábbá teheti a kommunikációt

Ez az e-mail: [] kérés/kérés [X] csak tájékoztató jellegű [] magán
Szükséges válasz: [ ] Igen [] nem [X] rajtad múlik
Sürgősség: [] azonnal [ ] a lehető leghamarabb [X] nem siet

Rossz tárgy - Helyes e-mail tárgy

Kérés - Péntekig küldjön havi kimutatásokat

Fontos információk - Megjegyzés: Az Ondrej már nem működik nálunk

Sajtóközlemény - A Titan bemutatta a Golem2000 szolgáltatást

Nagy! - Pozsony szép fotója (melléklet)

Olcsó járatok - Olcsó járatokat kínálunk Rómába

Meghívó - Meghívó munkabédre 6.7. Hotel Astral