Egy másik égető téma, a hivatalos munka negatívumainak listájának győztese a bürokrácia. A tisztviselőket gyakran kritizálják a felesleges papírmunka, a bonyolult irányelvek és a törvények értelmezése miatt, amelyeket szigorúan be kell tartani. Nos, a kritika gyakran indokolt. Felmérésünk során azonban azt tapasztaltuk, hogy a bürokrácia nem csak az állampolgárokról szól, hanem sok tisztségviselő tüskéje.
Reggel a titkár nyomtatott e-mailt visz az ügyintézőhöz, amelyben meg van írva a Hivatalon belüli vita megvitatására szolgáló bizottság - belső bizottság - létrehozása. Az ügyintéző e-mailt ír a belső rendszerbe, létrehoz egy fájlt és azonnal felhív három különböző osztályt, amíg meg nem találja, milyen belső aktust állít fel. A létesítésre irányuló javaslatnak tartalmaznia kell az intézkedést, az indokolást, a kísérőlevélet és a jelentést. Mindennek tájékoztatás keretében kell történnie, amely magában foglalja az információkat, a cselekvési javaslatot, az iratanyagot és a kinevezési rendeleteket. Elveszett benne? A hivatal egyszerű belső kérdése, amely azonban túlságosan bonyolult folyamatot, sok papírt, aláírást, és amennyire csak lehetséges, időt és türelmet igényel. Olvasson el néhány alapvető tippet a felesleges bürokrácia kezelésére.
A bürokrácia nem csak papírmunka
Amikor Max Weber a 19. század végén támogatta a bürokráciát - a "tisztviselők kormányát" -, az állam irányításának és szervezésének egyetlen lehetséges és leghatékonyabb módját látta benne. A hierarchikus modellnek biztosítania kellett a tökéletes irányítást és a parancs által vezérelt rendszert a hatékony munkavégzés érdekében. Az elit és autoriter gondolkodású menedzserek felügyelték a formai helyesség és törvényesség betartását, és az eredményen vagy jövőképen túlmenően a törvényességtől és a legitimitástól függött. A probléma akkor merült fel, amikor a bürokratikus modellt elkezdték alkalmazni a gyakorlatban.
Káros hatások
A bürokrácia táptalajává vált számos akadémikus, elméleti szakember vagy jövőbeli politikus számára, akik megfelelő kritikának vetették alá. Íme néhány példa:
- a dolgozókat annyira elvakítják a szabályok, hogy nem képesek kreatívan kezelni a nem szabályozott helyzeteket,
- a szabályok betartása "bürokrácia ördögi körének" nevezett állapothoz vezethet, amikor a szervezet nem képes kijavítani saját hibáit,
- a bürokrácia nem feltételezi az egyének természetes kifejezéseit, de meghaladja a formális szervezés szabályait, ami konfliktusokhoz vezethet,
- a hivatalosan meghatározott ellenőrzési rendszer a szükséges minimum fenntartásához vezet, ritkán találva módot a munkájuk teljesítményének javítására.
Nem véletlenül választottam kirándulást a történelembe. Bár cégként hihetetlenül mozogtunk több mint 100 év alatt, néhány irodai látogatás elegendő ahhoz, hogy észrevegyük, hogy az államigazgatásban a bürokrácia számos eleme a mai napig fennáll. A közigazgatásban rengeteg okos és tehetséges embert alszunk, de lehetőségeik jelenleg szó szerint el vannak zárva.
Kiút vagy 10 lépés a bürokrácia szétválasztásának megkezdéséhez
Az alábbiakban arról fogok vitatkozni, hogy lehet-e valamit tenni ellene, viszonylag könnyen és főleg alulról. Nem írok nagy és drága projektekről, információs rendszerekről, és egyelőre nem tárgyalok konkrét javaslatokat a törvények megváltoztatására. Írok arról, hogyan tudunk mi magunk is hozzájárulni a megoldáshoz, gondolkodásmódunkból és cselekvésünkből.
- A bürokrácia dimenziójának megértése
Kétségtelen, hogy a bürokrácia jelen van, érezzük negatív hatásait.
Az első lépés annak beismerése és átfogó megértése. A bürokrácia bennünk van, ez a gondolkodásmódunk, a stílusunk és a célok, amelyeket megpróbálunk elérni. Ez nem csak egy halom papír. Csak így sikerül fokozatosan elmozdulnunk az ország emberségesebb, modernebb és nyitottabb igazgatása felé vezető munka közös és nem funkcionális módjaitól.
- Mutasson felesleges eljárási lépéseket
Tudhat olyan helyzeteket, mint pl . ugyanazon információk beírása különféle, nem kommunikáló rendszerekbe, értelmetlen másolás, levél, irattári napirend írása és továbbítása az irattárból hivatalnokokon, vezetőkön, titkárokon keresztül az osztályvezetőkig. Néha a bonyolult jogszabályok unalmas magyarázata a "dezorientált" állampolgároknak, amelyet előzetesen el lehetne kerülni.
Előfordul, hogy nem minden lépésnek vagy kimenetnek van hozzáadott értéke a céljainkhoz képest. Sokszor akaratlanul, akaratlanul is rutinba kerülünk, és észre sem vesszük, mennyit lehet hatékonyabban és értelmesebben elvégezni. A leggyakoribb ilyen hiányosságokat az ügyintézők egy adott napirendet végrehajtva fedezhetik fel. Pontosan tudják, hol vannak a folyamatok gyengeségei.
A közigazgatásban számos olyan gyakorlat létezik, amely az évek során nem változott. A polgárok elvárásai a dinamikus és versenyképes környezet miatt igen.
- Kérje felettesét, hogy vállaljon felelősséget
A nehéz döntés kétszeri ellenőrzése bizonyosan értelmes, de hányszor vártunk napokat, néha heteket egy aprócska ügy jóváhagyására? Hányszor volt csak hivatalos aláírás? A berendezés ideje nő, a költségek nőnek, az ügyfél elégedettsége csökken.
Ha a jogi keretek megengedik, javasoljuk, hogy felelősét vonják felelősségre, különösen, ha már rendelkezik olyan tapasztalattal, amely erre feljogosít. Nemcsak magadnak, hanem neki is, és legfőképpen annak a polgárnak segítesz, aki a sürgős ügy felszerelésére vár, csak amennyire csak szükséges.
- Kérdezzünk és osszunk meg információkat
El kell készíteni egy elemzést, alapot vagy határozattervezetet. Néha nem kaphatunk tanácsot vagy adatot. A bürokráciában előirányzott minden feladatot egy dolgozónak kell kezelnie. Ma már tudjuk, hogy a komplex megoldásokhoz más szempontok szükségesek. Az a tapasztalat azonban, amelyet még mindig magunkkal hordunk, személytelen hivatalos levelek. Szeretnénk mindent lefedni. Gyakran nem is bízunk egymásban.
A rendszerleíró adatbázis-műveletek nem csak az írást igénylik. Persze, néha hivatalos levélre van szükség. Korlátozzuk őket, ahol lehetséges. Térjünk ki a komfortzónánkból, kérdezzünk meg egy kollégát, hívjunk egy másik osztályt, derítsük ki, hogy valaki megoldott-e már hasonló esetet, vagy nincsenek elérhető adatai. Hozzunk létre egy munkacsoportot. Sok eszköz létezik. Nincs vesztenivalónk. Elmúltak azok az idők, amikor "be" volt őrizni a napirendet. Azok, akik információt osztanak meg, sikeres emberek, ők is megosztják őket, csak Ön kaphatja meg - jó tanács, jobb adatok, kevesebb felülvizsgálat, idő és talán egy új barát.
- Nincsenek bonyolultabb formák
Akár irodát cserélünk, akár polgárokat kérünk tőlük, még mindig sokan vannak. Az űrlapok gyakran zavarosak, nehezen tölthetők ki, hihetetlenül hosszúak, és néha egyáltalán nincs értelme. Mindannyian csalódottak vagyunk ebben. Új korszakban élünk, az adatok árucikkekké váltak, de vigyázzon, gyűjtésüket ésszerűen és érzékenyen kell elvégezni.
Ha befolyásolod alkotásukat, ne feledd, hogy egy elfogadható formának ez a négy jellemzője van: könnyen érthető, tömör, értelmes és előre definiált. Az online űrlapoknak számos előnye van. Amellett, hogy mindig elolvassa őket a polgároktól, nem kell átírnia őket a számítógépére, nem lehet üres sorokkal elküldeni őket, így nem kell annyit kérdeznie. Még egy dolog. Biztos, hogy valakinek már nincsenek az Ön által használt űrlapon gyűjtött adatok? Mert a legjobb forma nem forma.
- Ne féljünk a kudarctól
A törvény, a kézikönyvek és a módszertan határain belül tartás szinte mindannyiunk napirendjén van. Amikor a szabályokat valóban logikátlanul határozzák meg, gyakran több energiát fordítunk azok betartására, nem pedig egy új eljárás kipróbálására.
Tudomásul veszem, hogy nem minden ambiciózus projektnek kell jól teljesítenie. De ez rendben van. Tudja, miért van néhány nyugati ország sokkal távolabb? Mert nem fél kísérletezni. Ha nem sikerül, beismerik a hibát, elnézést kérnek, továbbra is találnak megoldást, és az állampolgár megbízik bennük. Például Finnországban, Dániában vagy Luxemburgban
- Ügyeljen a motivációs beállításokra
A bürokráciát a tisztviselők látszólag homogén tömegének kezelése jellemzi, akiknek be kell tartaniuk, be kell tartaniuk a szabályokat és meg kell tervezniük.
Nem mintha ez nem számít, ez inkább egy váltás a "kontrollerről" a vezetőre. Kedves vezetők, tekintsenek az alkalmazottakra, mint egyénekre, teret teremtsenek számukra a véleményük kifejlesztésére és kifejtésére. A megbecsült és megbecsült alkalmazottat leginkább arra motiválja, hogy jól végezze munkáját.
- Vannak eszközeink, használni fogjuk őket. Kezdjük könnyedén
Valljuk be, hányszor panaszkodtunk a kollégáknak. Az üzleti út aláírásához, engedélyezéséhez vagy számlázáshoz a város másik oldalára kell mennie. Gyakran régebbi épületekben élünk, nincs mibe zárni a biciklinket, a munkahelyünkön az ebéd a 80-as évek gyári konyhájára emlékeztet, félünk felszállni a liftre. Ez csak egy apróság, de…
Egyes országokban ez nem csak jövőkép, és bár ez a felhívás magasabb rangokra irányul, mutassuk meg azt is, hogy méltó teret érdemelünk munkánkért. A 21. századi dinamikus és modern környezetben a munka kellemesebb és különösen kreatívabb. Kezdetben elég megoldani az apróságokat és megtanulni fokozatosan használni a törvény által kínált eszközöket, pl. petíciót. Egy kis aláíráses esemény inspirálhatja a jobb táplálkozásért folytatott küzdelmet itt . Mindig el kell kezdeni valahonnan, és talán egyszer egy kormányzati város jövőképe, amely nemcsak megtakarításokat, hanem minisztériumok jobb együttműködését is eredményezi, már nem csak vízió lesz.
Ez volt 8 gondolati javaslat kezdete. Valószínűleg nem fogtuk el mindet. Beszéljünk, ne féljünk a fejlesztési javaslatokról beszélni. Ne felejtsen el jó ügyintézőnek lenni proaktív módon jár el - nyitott az új ötletekre, és támogatja azokat, akik jobban szeretnének dolgokat csinálni. Ezért tartsunk össze a problémák megoldása érdekében, ne féljünk segítséget kérni. Végezzük a dolgunkat "okosan" és nem "keményen". Ha sikerül megoldania a problémát, tisztviselőtársaink és polgáraink megköszönik.
Végezetül, kedves tisztviselők vagy nem tisztviselők, vannak linkjeim érdekes cikkekhez és eszközökhöz, amelyek hatékonyabbá teszik munkáját. Közelebbről megnézzük őket weboldalunk Fejlesztés rovatában .
Azt javaslom a teoretikusoknak, hogy kezdjék Merton 1940-es munkájával; Croziera 1964; Selznika 1957; Gouldner 1955 vagy Simon 1976. Több technikai típus is érdekelheti a Vanguard-módszert - az irányítás és a parancsok által vezérelt szervezetről a rendszerszemléletre való áttéréssel foglalkozik. Hasonlóképpen, az Értékfolyam-leképezés a folyamat lépéseinek azonosítására összpontosít hozzáadott értékkel és anélkül. Kaizen gyors folyamatoptimalizálást keres a Six Sigma mellett, amelynek célja a folyamat minőségének javítása, a hiányosságok és a nem kívánt változók kiküszöbölése.
Veronika Ferčíková, Jó ügyintéző
- A Zijian Labdarúgó-szövetség ellenzi a választások elhalasztását, továbbra is támogatva Blattert; N napló
- Mindannyian kiabálták őket, most elkészítik saját almaborjukat, és mindannyian segítenek nekik; E napló
- Az Általános Egészségbiztosító Társaság a botrányok elleni vizsgálat részeként harcol a tetoválások ellen; N napló
- Műveltebb nagymama, több unoka a Konzervatív Napló tanulmánya szerint
- Szereztem egy barátot és egy olyan érzést, hogy megbízhatok valakiben; N napló