"A felnőttkor e-maileket küld" Sajnálom a késői válaszát! "Itt-ott, amíg egyikőtök meg nem hal" - írta Marissa Miller író tavaly februárban. Az embereknek tetszett ez a bejegyzés. Valójában több mint 41 000 embernek tetszett, és több mint 27 000 ember adta tovább. Miller nemrégiben azt mondta nekem, hogy még mindig naponta csaknem 100 üzenetet kap olyan emberektől, akik 14 hónapig válaszoltak az ötletre. A szerző eredetileg egy mappába tette a tervezetében, mert azt hitte, hogy "túl bátor".

Arra a tweetre gondoltam, amikor egy esszét olvastam (véleményem szerint) ellenállhatatlan címmel: "Szeretne tudni az írási stílusáról vagy gyorsaságáról, amikor válaszol az e-mailekre?" És akkor értettem meg. A Catapult online irodalmi folyóiratban megjelent munkájában a szerző Melissa Febos számos különféle módszert ír le, amellyel az e-mail írásbeli viselkedésünk rontja az életünket. Ez az esszé terjedelmes, de figyelmemet erre a mondatra hívták fel: "Ne kérjen bocsánatot, mert időbe telik, mielőtt válaszolna az e-mailre."

bocsánatot

Illusztráció fotó: Pixabay.com

Hányszor írtál ennek a mondatnak egy verzióját - "Elnézést a késedelmes válaszért!" - Ma? Kétszer írtam: az első válasz egy tegnap délután küldött e-mailre, a második pedig a két napja küldött üzenetre adott válasz volt. Febosová udvariasan megkér minket, hogy legyünk mind ott, te és én, azonnal megálltak. "Megnehezíti mindannyiunk számára (és így magának), mert támogatja az azonnali válasz egyre elfogadottabb elvárását" - írja. "Úgy tűnik, hogy egy hét ésszerűnek tekinthető idő. Vagy hosszabb ideig. Ezen a ponton megálltam. A postaládámban vannak olyan e-mailek, amelyek nem igényelnek azonnali választ, de legalább nagyon gyors megerősítést igényelnek, különben nem lennének üzleti találkozók, és az önálló vállalkozók nem kapnának fizetést a munkájukért. Nem mindig könnyű eldönteni, mely üzeneteket kell azonnal feldolgoznom és melyeket várhatnak egy-két napot.

Ez véleményem szerint megragadja az e-mailekre való válaszadás valódi problémáját: Mikor ... válaszoljon? Néha az emberek világosan fogalmaznak és kifejezetten azt írják, hogy ma, a hét végére vagy egy meghatározott dátumra szeretnének választ kapni. De ez nem történik meg olyan gyakran, mint kellene, és ez a tisztázatlan tény magatartást vezet be a gazdaságunkba - mondja Dan Ariely viselkedés-közgazdász. "E-mail írásakor nem mindig vagyunk a legmeggyőzőbbek követelményeink kifejezésében" - mondta Ariely nemrégiben a Bloomberg Game Plan podcastjában. És igyekezett ezen változtatni. Ha most e-mailt küld Ariely-nek (becslései szerint körülbelül 300 e-mailt kap naponta), akkor azonnali válasz űrlapot fog kapni, amelyben az alkalmazás részleteit kéri, beleértve egy nagyon fontos, de gyakran figyelmen kívül hagyott részletet: Amikor válaszra van szüksége?

Az e-mail problémája részeként, amire Joe Pinsker nemrég rámutatott az The Atlantic magazinban, az az igény, hogy szükségét érezheti az e-mailre való gyors válaszadásnak; Egy tanulmány szerint az emberek átlagosan válaszoljon egy e-mail értesítésre (értesítésre) hat másodpercen belül. De hány ember, aki e-mailt küld Önnek, valójában azonnali választ vár? A fent említett Bloomberg podcastban Ariely arra kérte két vendégét, hogy becsüljék meg, hány ember kérte az e-mail űrlapját azonnali választ. - Tíz százalék - találta ki az első. "Most meg kell növelnem - 35 százalékkal" - mondja a másik. A helyes válasz: csak 2 százalék.

"Az e-mailekkel mindig úgy viselkedünk, mintha sietnénk" - folytatta Ariely. „Az e-mail címke között fontos a sürgős hatalmas különbség van. A következő szavak nem fejezik ki semmiféle tiszteletlenséget anyám iránt, de mindaz, amit nekem ír, fontos - egyik sem sürgős. "

Sürgős, akut vagy sürgős Lehet, hogy telefonhívás, de természetesen nem e-mail. Ha valami sürgős, akkor ez szükségszerűen végrehajtást vagy (többé-kevésbé) gyors megoldást, gyors beavatkozást igényel, például meg kell tennie valamilyen intézkedést, amely orvosolja a felmerülő vagy felmerülő károkat. Fontos nagyon fontos, nagy komolyságú, de nem igényel gyors vagy akár azonnali tevékenységet. Ez lehet például egy jelentős változás az életben, egy fő ügyfél távozása a munkahelyről, a tevékenységek megszüntetése vagy különféle fizetési értesítések.

Ebben a podcastban Ariely ugyanúgy érintette az idő és a tehetség elpazarlásának témáját, mint Febos esszéjében: Például arra gondol, hogy hogyan kell könyvet írni. ... Most érkezett egy e-mail, és a kérdés a következő: „Mi az elsőbbség? Könyv vagy e-mail? ”„ Van egy szép kifejezés strukturált feladatok elhalasztása (strukturált prokokció). Az az érzés, hogy annak ellenére haladunk, hogy valójában csak hosszú feladatlistákat készítünk, amelyeket fokozatosan törölünk vagy törölünk olyan e-maileket, amelyeket eleve senkinek sem kellett volna elküldenie. De ez egyfajta előrelépést jelent számunkra. Mivel egy könyv megírása nem ugyanazt az előrehaladást érzékeli, mert egész nap egy témát próbáltál elmagyarázni, és ha a nap végén megtudod, hogy nem dolgoztál jól, holnap elölről kell kezdened. Érezhetjük a haladást ezekből az e-mailekből, tennivaló listákból és ehhez hasonló dolgokból - de ez nem valós előrelépés. Azt akarom mondani, hogy hány ember fog meghalni azzal a boldog tudattal, hogy életük során sikerült elérniük a "beérkező levelek nulla", az üres postaládák 721 napját?

Vagy, ahogy Febos röviden megjegyezte: "Az e-mail nincs megcélozva."

Az új Ariely alkalmazás, amelynek fejlesztését az Ariely segítette, technikailag segíthet az üzenetek sürgős és fontos felosztásának kezelésében. Ez az alkalmazás lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a címjegyzékben szereplő minden egyes névjegyhez különböző szintű sürgősséget rendeljenek. Beállíthatja, hogy a főnöke, barátai vagy partnerei e-mailjeit azonnal megjelenítse, míg az alacsonyabb prioritású jegyzetek későbbre rejtve maradnak. Sajnos ez számomra szinte használhatatlan, mert már régen eltávolítottam a telefonról a levelező alkalmazást, és ezért az asztalon lévő Filter nem működik. Tehát nekünk, nem technikailag jártas embereknek szeretnék javaslatot tenni - nem, két kérés: E-mail küldésekor kezdjen el írni egy sort, amelyben elmagyarázza a címzettnek amikor (ha egyáltalán?) válaszra van szüksége. És amikor válaszol egy olyan e-mailre, amely nem határozza meg a válaszidőt - használja a legjobb megítélését, vagy gyorsan válaszoljon és kérdezzen. Nem kell bocsánatot kérnie ezért.