Vállalkozásom van, amely tevékenysége keretében kommunikál az ügyfelekkel az ügyfélszolgálat részlegén. Az alkalmazottak munkaköre az, hogy az ügyfelek kérdéseire minden egyes alkalmazott számára külön létrehozott munkahelyi e-mail címen válaszolnak. Úgy gondolom, hogy munkatársam munkaidején keresztül e-mailben kommunikál szeretteivel. Cégünkben egy alkalmazott jogosult arra, hogy az internetet, a munkaeszközöket és az e-mail címet kizárólag munka céljából használja. Munkaadóként ellenőrizhetem alkalmazottam munkahelyi e-mailjének tartalmát?
A munkavállaló kommunikációját a munkahelyi e-mailen keresztül csak akkor figyelheti meg, ha betartja a Munka Törvénykönyve által meghatározott feltételeket.. Ellenkező esetben megsérti az alkalmazott magánélethez való jogát.
13. § (4) bekezdésének rendelkezései közül A munka törvénykönyve 4. cikkéből következik, hogy a munkáltató ellenőrizheti a munkavállalót, ha mindkét alábbi feltétel egyszerre teljesül:
- ellenőrzésre vannak komoly okai - amely a munkáltató tevékenységének sajátos jellegéből áll, és -
- a munkavállalót a munkaadó előzetesen tájékoztatta az ellenőrzés lehetőségeiről.
A Munka Törvénykönyve nem határozza meg a munkáltató tevékenységének súlyos okát és sajátos jellegét, ezért javasoljuk, hogy a munkaszabályzatában határozza meg azokat a konkrét okokat, amelyek miatt szükséges az e-mail ellenőrzése.. Az Ön esetében például felmérheti, hogy egy alkalmazott hány ügyfélkérést teljesített a héten a többi alkalmazotthoz képest. Ha a feldolgozott megkeresések száma nem éri el a meghatározott határt, megtudhatja, miért nem teljesítette a munkavállaló a munkaköri feladatait.
Tájékoztathatja az alkalmazottakat az e-mail ellenőrzés elvégzéséről egy adott e-mail kommunikációs ellenőrzésről szóló értesítés alapján, amelyet e-mailben küld az alkalmazottaknak. Ha azonban úgy dönt, hogy az alkalmazottak figyelemmel kísérésének lehetőségét rögzíti a munkarendjében, akkor a munkatársakat a munkavégzés szabályainak megismerésével tájékoztatja az ellenőrzésről. Az ellenőrzések körét, az elvégzésük lehetséges módszereit és a szokásos időtartamot az eljárási szabályzatban kell meghatározni. Az eljárási szabályzat kötelező érvényű dokumentum, amelyet minden alkalmazott megismerhet, amikor munkába áll, ezért megfelelő tájékoztatást kap a monitorozás lehetőségeiről. Ha új munkarendet fogad el, vagy módosítja az eredeti munkarendet, akkor minden meglévő alkalmazottat ellenőrizhető módon meg kell ismertetni vele (pl. Tömeges e-mail útján).
Célszerű konzultálni egy humánerőforrás-vezetővel vagy egy ügyvéddel, hogy Ön mint munkáltató megvédhesse jogos érdekeit, a jogszabályoknak megfelelően járjon el, és ugyanakkor megőrizze a munkavállaló magánélethez való jogát.