Az eCestak.sk internetes szolgáltatás célja, hogy a felhasználók könnyedén kitölthessék az üzleti utakra vonatkozó utazási megrendeléseket és számlákat.

Az egyéni regisztráció azon adminisztratív személyzet számára készült, akiknek nem csak maguknak, hanem egy vagy több vállalat többi alkalmazottjának is ki kell töltenie és rögzítenie kell az utazási megrendeléseket és számlákat. Az eCestak.sk szolgáltatás a kitöltés maximális rugalmasságára összpontosít, amelyet csak jogszabályi előírások korlátoznak. A felhasználó az űrlapokban szereplő összes adatot korlátozás nélkül megváltoztathatja, beleértve az üzleti út számát és az étkezési támogatás kiszámításának menetét. A szolgáltatási űrlapok fejlett ellenőrzéseket és számításokat tartalmaznak, amelyek biztosítják a Szlovák Köztársaság jogszabályainak való megfelelést anélkül, hogy azokat részletesen meg kellene ismerni.

A szolgáltatás használatához felhasználói regisztráció szükséges. A regisztrációval a felhasználó hozzáférést kap saját munkaterületéhez, amelyen belül a szolgáltatás formáival és funkcióival dolgozhat. A regisztrációs űrlap két szakaszt tartalmaz. A bejelentkezési adatok részben meg kell adni a felhasználónevet, jelszót és e-mailt, ezek az adatok kötelezőek. A második szakasz a felhasználó profilját tartalmazza, a benne lévő adatok felhasználásával automatikusan kitöltik a felhasználó adatait űrlapokban. Ez az információ nem kötelező, de kitöltése ajánlott, és megkönnyíti a szolgáltatással való munkát.

útmutató

Az első regisztráció után a felhasználó automatikusan bejelentkezik, és azonnal megkezdheti a szolgáltatás használatát. Ha később tér vissza, meg kell adnia bejelentkezési adatait: nevet és jelszót.

Ha a felhasználó elfelejti bejelentkezési nevét vagy jelszavát, akkor csak annyit kell tennie, hogy küldjön egy e-mailt az [email protected] címre, és a rendszergazda generál egy jelszót, de szükséges, hogy e-mailt küldjön ugyanarról az e-mail címről, mint ő. regisztráció során biztosított.

A regisztráció során beírt felhasználói adatokat a felhasználó megváltoztathatja a Felhasználói profil űrlapon. A profil űrlap lehetővé teszi a jelszó megváltoztatását az eredeti jelszó megadása után is.

Az üzleti utak listája tartalmazza az összes regisztrált üzleti utat, és hozzáférést biztosít az üzleti útlevelekhez. Minden üzleti út tartalmaz utazási megrendelést, üzleti utazási számlát és az utazáshoz tárolt mellékletek listáját.

A felhasználónak lehetősége van új munkaútvonalak hozzáadására vagy a már létrehozott munkaútvonalak szerkesztésére. A munkautak listája külön oszlopok szerint rendezhető. Az új munkautak hozzáadása mellett a felhasználónak lehetősége van egy meglévő munkaút másolatának létrehozására.

Az utazási megrendelés az üzleti útra vonatkozó alapvető információkat tartalmazza, és a munkavállaló üzleti útra küldésére szolgál, és az üzleti út előtt kitöltésre kerül. A nyomtatvány útmutató formájában több részre oszlik. Az űrlap az alapadatok kitöltése mellett lehetővé teszi üzleti szünet megtervezését és a tervezett költségek megadását. A bevitt adatok alapján az űrlap kiszámítja az ételek és a zsebpénz hozzávetőleges költségét. Ezek a hozzávetőleges költségek csak a jövőbeli költségek becslésére szolgálnak. A fedélzeti és zsebpénz pontos és részletes kiszámítása az üzleti út befejezése után valósul meg a számlázási formában.

Az utazási rendelés űrlapja több képernyőre van felosztva, útmutató formájában az egyértelműség érdekében. Az egyes képernyők közötti átmenet a Következő és Vissza gombokkal történik, a következő képernyőre való áttérés csak akkor engedélyezett, ha az éppen megjelenített képernyő helyesen van kitöltve és nem tartalmaz hibákat. Az űrlap kitöltése a Mentés és Bezárás gombokkal bármikor megszakítható.

Az utazási megbízás fejléce tartalmazza az utazó munkavállaló és az üzleti út azonosító adatait. A munkaút létrehozásakor a munkaút száma automatikusan létrejön, de a felhasználó ezt a számot szükség szerint megváltoztathatja. Üzleti út létrehozásakor a munkavállaló adatai a munkavállaló profiljából automatikusan előre kitöltésre kerülnek az utazási rendelés fejlécében. Ha egy munkavállaló egynél több munkavállalót teljesít üzleti utakon, akkor a munkavállalók listájáról származó adatok gyors előkitöltését felhasználhatja.

Az utazási megrendelőlap második képernyője tartalmazza az utazási adatokat, az üzleti út kezdetének helyét és idejét, az üzleti út végének helyét és idejét.

Lehetőség van egy üzleti út megszakításának megadására is egy üzleti út során. A megszakítások általában a munkavállaló magánjogi okai, például nyaraláskor.

Az utazási adatok képernyője számított étkezést és zsebpénzt is tartalmaz. Ezeket az adatokat az üzleti út költségeinek nagyjából megbecsülésére használják.

Az ellátás és a zsebpénz pontos kiszámítása az üzleti út számlázásában valósul meg. A kiszámolt tábla- és zsebpénzt automatikusan átváltják euróra az EKB árfolyama szerint.

Az utazási megrendelőlap harmadik képernyője forgalmi adatokat tartalmaz. A kiválasztott jármű típusától függően a képernyő alkalmazkodik más kitöltendő mezőkhöz.

Ha egy üzleti út során egynél több szállítóeszközt használ, ajánlott az uralkodó forgalmat kitölteni.

Vállalati autó használatakor meg kell adni a jármű típusát és rendszámát.

Magánjármű használata esetén az űrlap kiszámítja a magánjármű használatának becsült ellentételezését, valamint az üzemanyagot. Ezt a számítást csak az üzleti út költségeinek megbecsülésére használják, a kártérítés pontos kiszámítása az üzleti út számlázásában valósul meg. A kiszámított visszatérítéseket automatikusan átváltják euróra az EKB árfolyamán.

A Költség képernyő információkat tartalmaz a tervezett vagy már felmerült üzleti utazási költségekről. Ilyenek például a szállásköltségek, jegyek, konferenciák és hasonlók.

A bevitt költségek az üzleti út összköltségeinek jobb becslését szolgálják. Az utazási rendben a munkavállaló beírja a költségeket, függetlenül attól, hogy azokat közvetlenül a munkavállaló vagy a cég fizette.

A beírt kiadásokat automatikusan átváltják euróra az EKB árfolyamán. Szükség esetén a felhasználó a dokumentum szerint térítés ellenében más tanfolyamra léphet.

Az űrlap utolsó képernyője tartalmazza az üzleti út tervezett költségeinek összegét. Ugyanakkor ezen a képernyőn a felhasználó megadhatja az üzleti út szükséges mentését és az üzleti útra vonatkozó jegyzeteket.

Az utazási megrendelőlap kitöltése után a szolgáltatás lehetővé teszi nyomtatását és archiválását PDF formátumba történő exportálás formájában.

Az üzleti út számlanyomtatványa az üzleti út befejezése után kerül kitöltésre, és arra szolgál, hogy kiszámítsa azt a kártérítést, amelyre a munkavállaló jogosult volt az üzleti út során.

Az űrlap lehetővé teszi az átutalások és költségek megadását, amelyek alapján az űrlap kiszámítja az utazási költségeket és a számlázás teljes összegét.

Az utazási megrendeléstől eltérően, amelyben a költségeket csak hozzávetőlegesen számolták ki, a számlázási formában az összes visszatérítést és költséget a jelenlegi jogszabályoknak megfelelően maximálisan pontosan kiszámítják.

Az üzleti út számlázási űrlapja az áttekinthetőség növelése érdekében több képernyőre oszlik útmutató formájában. Az egyes képernyők közötti átmenet a Következő és Vissza gombokkal történik, a következő képernyőre való áttérés csak akkor engedélyezett, ha az éppen megjelenített képernyő helyesen van kitöltve és nem tartalmaz hibákat. Az űrlap kitöltése a Mentés és Bezárás gombokkal bármikor megszakítható.

Az üzleti utazási számla fejléce az utazó munkavállaló és az üzleti út azonos azonosító adatait tartalmazza, mint az utazási megrendelés. A számlázási űrlap megnyitása után az űrlap már tartalmazza az utazási megrendelésbe beírt előre kitöltött adatokat. Szükség esetén a felhasználó szerkesztheti az adatokat a fejlécben.

Az üzleti út számlázási űrlapján az átutalások képernyőn lehet megadni az átutalásokat, amelyeket a munkavállaló az üzleti út során hajtott végre. Az űrlap lehetővé teszi három típusú átutalás megadását, amelyek kombinációja minden szokásos esetre kiterjedhet. A kitöltött adatok alapján az űrlap automatikusan kiszámolja, hogy a munkavállaló mely államokban töltött napokat, és ennek alapján kiszámítja a munkavállaló étkezési és zsebpénzre való jogosultságát.

A képernyő tetején az űrlap mutatja az üzleti út kezdetét és végét, valamint az utazás megrendelésében kitöltött utazás helyét. Ezeket az adatokat arra használják, hogy megkönnyítsék az átviteleket.

Transzfer típusa "Szárazföldi mozgás a határokon át" a munkavállaló által a határon át autóval, busszal vagy gyalogosan végrehajtott transzfer megadására szolgál. Abban az esetben, ha egy alkalmazott több határon is átlép egy transzferen belül, pl. amikor Szlovákiából Ausztrián és Szlovénián keresztül Horvátországba költözik, több határátkelőhelyre léphet. Saját jármű mozgatásakor a távolság mezőt kell megadni a számlázáshoz. Az átadás kezdeti és végső állapotának eltérőnek kell lennie.

Transzfer típusa "Határokon átnyúló légi vagy tengeri tranzit" arra szolgál, hogy belépjen a munkavállaló által a határon átívelő mozgásba repülővel vagy hajóval. A határátlépés pontos ideje nem ismert ezeknél az átutalásoknál. Az átadás kezdeti és végső állapotának eltérőnek kell lennie.

Transzfer típusa "Nemzeti transzfer" a munkavállaló által egy külföldön vagy a Szlovák Köztársaságban végrehajtott transzfer beírására szolgál. Saját jármű mozgatásakor a távolság mezőt kell megadni a számlázáshoz.

Több átutalás kombinálásakor az űrlap automatikusan ellenőrzi az országok közötti átutalások idősorrendjét. Az átutalások nem lehetnek időben átfedésben. A mozdulatok mellett ez a képernyő lehetővé teszi a munkaszünet megadását is. Az űrlap első megnyitásakor az utazási megrendelés megszakításai automatikusan előre kitöltésre kerülnek.

A könnyebb kitöltés érdekében az űrlapnak az a funkciója is, hogy automatikusan rendezze a mozdulatokat időrendjük szerint.

A saját járműcsere képernyő csak akkor jelenik meg, ha az átszállások során legalább egy átszállás megtörtént saját autóval vagy motorkerékpárral mint közlekedési eszközzel.

A képernyő tetején a saját járművének mozgása jelenik meg a távolságok összegével együtt. A képernyő alján meg kell adni a jármű alapvető azonosító adatait és az üzemanyag árát. Ezen információk alapján az űrlap automatikusan kiszámítja a munkavállaló jogosultságát a saját járműve használatáért járó alapkompenzációra, valamint a felhasznált üzemanyagért járó kompenzációra.

A tartózkodás képernyőn megjelenik azoknak a napoknak a listája, amelyek alatt a munkavállaló üzleti úton volt. A napok listáját az előző képernyőn megadott mozgások alapján számoljuk ki.

Az üzleti út minden egyes napjára a nyomtatvány automatikusan értékeli, hogy a munkavállaló melyik államra jogosult kártérítésre. A felhasználó kiválaszthatja az étkezés levonását minden napra a biztosított étkezés szerint. A munkavállaló zsebpénz mértéket határozhat meg az üzleti útra, amelyet minden napra kiszámítanak az étkezési támogatás alapján.

Az EKB árfolyamát a hónap első napjától kell kiszámítani a vállalat alkalmazottjának üzleti útjára. A SZČO üzleti utak számlázásakor az utazás számlázásának napjától kell alkalmazni az árfolyamot. Ebben az esetben ki kell választania az egyedi árfolyam-beállítást, és meg kell adnia az aktuális árfolyamot az EKB weboldalán.

A Költség képernyő információkat tartalmaz az üzleti út során felmerült kiadásokról. Ilyenek például a szállásköltségek, jegyek, konferenciák és hasonlók.

A számlázási űrlapban, az utazási megrendeléstől eltérően, csak azokat a költségeket kell megadni, amelyeket közvetlenül a munkavállaló fizetett és amelyeket meg kell téríteni.

A beírt kiadásokat automatikusan átváltják euróra az EKB árfolyamán. Szükség esetén a felhasználó a dokumentum szerint térítés ellenében más tanfolyamra léphet.

Az űrlap utolsó képernyője tartalmazza az üzleti út költségeinek teljes összegét. Ugyanakkor ezen a képernyőn a felhasználó fizetett biztonsági másolatot adhat meg az üzleti útról és jegyzeteket az üzleti útról.

Az üzleti út számlázási űrlapjának kitöltése után a szolgáltatás lehetővé teszi nyomtatását és archiválását PDF formátumba történő exportálás formájában.

Azok a felhasználók, akik több alkalmazott utazási rendeléseit és számláit sorolják fel, használhatják az alkalmazottak listáját munkájuk megkönnyítése érdekében. Az alkalmazottak listájából származó felhasználói adatokat a felhasználó gyorsan és egyszerűen kitöltheti utazási megrendelésbe vagy üzleti útra szóló számlába.

A csatolási űrlap lehetővé teszi az üzleti út számlázásához szükséges fájlok, például nyugták és számlák csatolását. Egy üzleti útra csatolt mellékletek száma legfeljebb 5 darab, mellékletenként legfeljebb 3 MB.