A folyamatok fejlesztése a vállalat minden alkalmazottjának felelőssége, a menedzsmenttől a vezetőkig. A folyamatok optimalizálásával lehetővé tesszük, hogy a megrendelés akadályok, késések, idő-, pénz- és energiapazarlás nélkül menjen végig a cégen. Ami ma döntő a vállalat sikere szempontjából, az az akarat és képesség, hogy megváltoztassák a dolgokat. Marek Mičunda, a SOVA Digital megoldásainak építésze fontosnak tartja az emberek gondolkodásra való megtanítását, hogy mindenben hozzáadott értéket keressenek. Hogyan lehet ezt a kihívást átadni a vállalkozásoknak?

Mi a teendő, ha a vállalat azt akarja, hogy a megrendelések zökkenőmentesen érkezzenek a céghez?

Először meg kell határoznia a folyamatokat, hogy a megrendelés zökkenőmentesen, időveszteség és bonyodalmak nélkül haladjon át a vállalat egyes részlegein. Másodszor pedig nézze meg a rendeléssel együtt folyó adatokat. Fontos az adatok rögzítése, hogy azok ne ismétlődjenek a folyamat során, és hogy a folyamatban részt vevők mindegyike egyértelműen meghatározza, hogy kitől kapja az adatokat, és milyen adatokat kell kimenetre bocsátania. Tudja meg, mit kell fogadniuk és mit kell küldenie más osztályoknak, a folyamat következő szakaszába.

Mi a helyzet a vállalatoknál?

A helyzet korántsem ideális. Egyes osztályok emberei nem tudják meghatározni, mi a bemenetük és mi a kimenetük. Nincs egyértelmű kompetenciájuk, kitől kellene az adatokat megkapniuk és hová kell küldenie. A probléma a folyamatok szabványosításának hiánya, a helytelenül beállított teljesítménynormák, hiányosságok és elavult műszaki dokumentáció ... Ezért viszonylag nehéz valós időben ellenőrizni a megrendelés aktuális állapotát. Nemcsak a kommunikáció, hanem az adatok, dokumentációk és információk osztályok közötti áramlása is kötelező. Ennek logikusan negatív hatása lesz a határidők, a költségvetés és más mutatók túllépésére.

Az osztályok embereinek nincs egyértelmű kompetenciájuk, gyakran nincsenek tudásuk arról, hogy a szerződés teljes folyamata hogyan működik azon a meghatározott aktuson vagy folyamaton kívül, amelyben részt vesznek.

kell
Hogyan kezdjünk hozzá a változásokhoz? Szükséges a dolgokat egyénileg, folyamatok után beállítani, vagy "felülről" nézni, és átfogóan kezelni a változásokat?

Sok vállalatnak ugyanaz a története. A tulajdonos elkezdett valamit építeni, idővel eljutott ahhoz a szakaszhoz, ahol megtudta, hogy nem minden folyamat szakértője. Vagy elkezdte őket beállítani a szakértők hatékony működtetése érdekében, vagy - mint sok vállalat esetében - a folyamatok továbbra is "hurrá rendszer" -ként működnek. A rendelési folyamat nincs leírva, hiányoznak a szabályok és a szabványosítás. Első lépésként felülnézetre, a megrendelés folyamatának átfogó beállítására van szükség. Ha megfogalmazzák, hogyan kell működnie, akkor lehetséges a megrendelés folyamatát alulról nézni, és a folyamatokban részleteket keresni és beállítani.

Akkor miért nem közelítik meg a vállalatok így? Miért nem szabványosítanak?

Érdekes jelenség, de sok vállalat számára az a felfogás érvényesül, hogy egyediek és meg vannak győződve arról, hogy folyamataik nem szabványosíthatók. És nem foglalkoznak vele. A gyártás szempontjából veszik, nem pedig a folyamatok szempontjából. Fel kell ismerni, hogy a vállalatokban a folyamatok ugyanazok, bár a vállalatok különböző termékeket gyártanak, mérnöki vállalatok, és az optimalizálási eljárások mindenhol ugyanazok. Természetesen az egyes vállalatokat külön-külön kell megkeresni.

Más tényezők is befolyásolják a folyamat beállításait?

A vállalatok számára manapság a sorozat csökken, a termékeket testre szabják. Minden megrendelésre működik. Nem kivétel, hogy míg korábban a termék ugyanazon változatának több ezer tételét gyártották, ma már csak egy - vagy tíz darabos sorozat készül. Ehhez általában elég jelentős folyamatváltozásokra van szükség.

Nem termelési folyamatokban megtakarítható?

A nem gyártási szakaszok nagy optimalizálási lehetőséget rejtenek, ami kihat a teljes gyártási folyamatra. Ha a termelés jól előkészített, akkor valóban jelentősen fel lehet gyorsítani. De természetesen mindent meg kell tervezni és megszervezni. Véleményem szerint még a megfelelő előkészítés is megtakaríthatja a gyártási idő 30-40% -át. Garantált indikátor arról, hogy valami stagnál a folyamatokban, az, hogy a vállalatnak nincsenek ellenőrzése alatt a határidők.

A vállalatok elsősorban a gyártás és a nyomtatás hatékonyságának növelésére összpontosítanak. Gyakran másodpercekkel játszunk, de az a tény, hogy a megrendelés négy napba kerül valahol, mert valaki elfelejtette az e-mailben, nem megoldott. Három hét alatt van mit előállítania, és négy napba kerül, ha e-mailt küld valakinek az információk továbbítása nélkül?!

Hol kell keresni az optimalizálási lehetőségeket a nem termelési folyamatokban?

Amikor minden folyamatra kiszámoljuk, hogy mennyit lehet rövidíteni csak megfelelő módszertan vagy eszközök segítségével, azt tapasztaljuk, hogy az üzemszünetek többszöröséről beszélünk. Például a bemeneti adatok kézi átírásának következménye nemcsak az, hogy valaki extra órákat végez, hanem a hatás sokkal jelentősebb. Ezekben az órákban más folyamatokat is lelassít, és nemcsak az időveszteség fokozatosan feltöltődik. A módszertan és az eszközök megfelelő alkalmazásával azonban a vállalatok azt tapasztalják, hogy a megrendelések áramlása gyökeresen lerövidülhet, és a folyamatok drámai módon felgyorsulhatnak. Számos olyan megoldásunk van már, amelyek ésszerűsítik a nem termelési és gyártási folyamatokat, elsősorban a papírmentes információáramlások tervezésére és megvalósítására, a tervezésre, az adatgyűjtésre és a menedzsment folyamatokra összpontosítva.

Ön azt állítja, hogy a munkavállaló munkájának körülbelül egynegyedének nincs hozzáadott értéke…

A számokat az ügyfeleknél végzett hosszú távú mérések alapján kaptuk meg. Például az egyik elemzés során egy fél órás munkamenetet követtünk nyomon egy alkalmazott gyártásában, akinek össze kellett állítania az egyes alkatrészeket. Valójában 10 percet tett fél órából. A fennmaradó idő, azaz 20 perc egy szekéren manipulálta az árut, felemelte, felvette, letette, majd a terem másik oldalára szaladt a szükséges eszközökért. Hozzáadott értékű munkája mindössze 10 percet vett igénybe. Az előtét, amely körül dolgozott, nem volt érték.

De ezek már észrevehető pazarlások. Miért történik ez a vállalatoknál?

A hulladék minden társaságban van. A kérdés csak az, hogy milyen mértékben. Mindig van mit optimalizálni, ez a hozzáállás egyszerűen arról szól, hogy egyes vállalatok még nem jutottak el ahhoz a szinthez, hogy tisztában legyenek a felesleges leállásokkal, ne figyeljék, mérjék, elemezzék, ne összpontosítsanak a gyártás más szakaszaira. De azt is fel kell ismerni, hogy a hógolyó hatása itt jelentkezik. A probléma nemcsak az, hogy az ember a nem hatékony beállítás miatt további három órát végez, hanem más folyamatok esetén is lassítja ezt a három órát. Ez azt jelenti, hogy ha minden egyes folyamatban megszámoljuk, hogy mennyit lehetne csak megfelelő módszertan vagy eszközök segítségével lerövidíteni, akkor azt találjuk, hogy ez három óra, itt öt óra. És hirtelen azzal az eredménnyel állunk szemben, hogy az állásidő kiküszöbölésével két-három nappal lerövidíthetjük a megrendelés teljes folyamatát.

Gyakran előfordul, hogy a vezetőség nem hallgat meg olyan embereket, akik szeretnék és tudják, hogyan segítsenek az optimalizálásban a nem termelési folyamatban. A menedzsment számára ezek az adminisztratív hatalom költségei, és nem zavarják őket annyira. Szakképzett emberekre van szükségük a termelésben…

Hogy néz ki, amikor olyan céghez érkezik, amelyre összpontosít?

Elemezzük, hogyan működik a megrendelés a kérelem beérkezésétől a feladásig. Minden folyamatot figyelemmel kísérünk, ahogy a megrendelés egyik osztályról a másikra mozog, és mely adatokat használjuk fel. Visszatérő probléma például a tervezés és a gyártás közötti kommunikáció. A tervezőnek kifinomult eszköze van - egy CAD rendszer, amely rengeteg információval rendelkezik. Ebben a termék rajzol, de aztán a technológus kiküldi a rendszerből, elveszi a rajzokat, az elkészítendő excel listáját, és kézzel rajzolja a technológiai folyamatot a rajzokra. Ez aztán belép a termelésbe. Az átiratok hibákat generálnak, nem tárolják sehol ... És sajnos így működik.

Az IPA Slovakia-val közösen a SOVA Digital workshopokat készít az egyes vállalatok számára, és megtanítaná őket a nem termelési folyamatokból származó hulladék eltávolítására.

A workshop célja, hogy bevonja, motiválja és megtanítsa a középvezetőket és a felhatalmazott szakértőket, hogy kezdjenek kultúrát létrehozni a vállalatban a változás keresésére. Szeretnénk bevonni az embereket a folyamatokba. A workshop megkezdése előtt elkészítjük az üzleti folyamatok kezdeti elemzését. Ezt követően a műhely képviselőivel közösen elkészítünk egy folyamattérképet, és közösen keressük az állásidőket és a megoldásokat arra vonatkozóan, hogyan lehetne felgyorsítani, javítani és megváltoztatni a folyamatokat. Az eredmény a szűk keresztmetszetek térképe lesz. Ennek alapján a műhely csapatával közösen meghatározunk egy változást, amelyet egy hónapon belül végrehajtunk, és az eredményt bemutatjuk a cég tulajdonosainak.

A műhelyek általában a vállalat innovációival zárulnak. Szeretnénk ezzel változtatásokat indítani, és valódi változásokat hozni az üzleti tulajdonosok számára, valamint a vállalatok innovációs folyamatának további irányításának képességét.

Mi a SOVA Digital területe a workshop know-how kínálatában?

Mindenekelőtt megoldásokat kínálunk arra, hogy milyen adatokat, hogyan és honnan gyűjtsön. Ha az adatok meg vannak adva, akkor az IPA Slovakia-val közösen megtanítjuk a workshop résztvevőire az információk kezelését és az adatokon alapuló megoldások létrehozását. Az adatok felhasználásának új módjait is keressük. Arra is szeretnénk összpontosítani, hogy mit okozhatnak az adatok nemcsak a vállalatnál, hanem az ügyfelek, a beszállítók részéről is, a tágabb ökoszisztémában, vagy nem találunk-e új üzleti modellt az adatok mennyiségében.

Mi lesz a műhely után? Milyen lehetőségei vannak a vállalatnak?

A workshop után felügyeljük a megoldás alkalmazását. A vállalatnak két útja van, ha a középvezetés a műhelyek után és egy optimalizálási alkalmazás után annyira képes, hogy elkezdhet dolgozni másokon, akkor folytatja az optimalizálási folyamatokat a folyamattérképnek megfelelően. Ha ez bonyolultabbá válik, akkor továbbra is partnerségben dolgozunk a céggel.