Véleményem szerint a munka termelékenységének témája soha nem merül ki. Ennek két oka van. Mi magunk is egyek vagyunk - mindig új inspirációkat és módokat keresünk a dolgok egyszerűsítésére. A második ok a folyamatos technológiai és társadalmi fejlődés és a kapcsolódó alkalmazások, valamint az a mód, ahogyan kommunikálunk vagy megszervezzük munkánkat és személyes időnket.
Blogunkon már számos olyan témán dolgoztunk, amelyek segíthetnek az idő megszervezésében és a hatékonyság javításában. Az "Inbox Zero" című cikk arról szól, hogyan lehet biztosítani, hogy a nap végén mindig legyen üres e-mail dobozunk = üres fej.
Bár van egy cikk a régebbi adatidő megszervezéséről, mégis hasznos információkat találhat ott. És mivel nemrégiben volt alkalmam fellépni a pozsonyi BarCamp-ban, elkészítettem az „24 tipp az időgazdálkodáshoz” című előadás frissített változatát is:
Ján Pan kolléga cikksorozatot írt a Gmail használatának témájáról, ajánlom, hogy olvassa el mindet. Ott vannak tippek a különféle Gmail-alkalmazásokhoz és kiegészítőkhöz, valamint olyan szolgáltatások, amelyek nem általánosak és ismerősek.
Szabaduljon meg az e-mailekben felesleges mindentől
Bármely szervezet vagy hatékonyság alapja a rend. Ha otthon akarja jól érezni magát, először meg kell takarítania. Ugyanez vonatkozik az e-mail kliensre is. Az e-mailek rendetlensége a hatékonyság hiányának alapvető előfeltétele.
Van néhány gyakorlati és technikai tipp arra vonatkozóan, hogyan lehet egyszer és mindenkorra megrendelni az e-maileket (nem örökre, mert ezt rendszeresen meg kell tennie:)).
Iratkozzon le mindenről, amire nincs szüksége
Hatékony módszer az leiratkozás az összes hírlevélről és beszélgetésről, amelyek semmit sem hoznak neked. Személy szerint csak néhány hírlevelem van, amelyeket kapok. Minden mást ellenőriztem. Megteheti például manuálisan - főleg egy e-mail láblécéből:
A Gmail is alkalmanként közvetlenül leiratkozhat a hírlevél fejlécéről is:
Automatikusabb alternatíva az olyan eszköz használata, mint az unroll.me. Bár az elején meg kell csalni, hogy nem az EU-ból származik, akkor magától jól megy.
Az Unroll.me-hoz hasonló a Sanebox eszköz. A Sanebox hátránya, hogy az Unroll.me-hez képest fizetett. Havonta néhány dollárba kerül.
A téged nem érintő kommunikáció elnémítása
Az övék egy nagyon jó taktika a felesleges e-mail beszélgetések megszabadításához "megnyugtató ” - néma.
Az így megjelölt e-mail beszélgetések automatikusan az Inboxból az Archívumba költöznek, de olvasatlanok maradnak.
Állítson be szűrőket az éppen Önön áthaladó e-mailekhez
Az e-mail szűrők a tökéletesek. Könnyen meghatározhatja a kiválasztott e-mailek feltételeit és a velük folytatott tevékenységeket:
Például számos kritérium szerint szűrhet a Gmailben:
Ezután kiválaszthatjuk, hogy mi történjen az e-mailekkel, amelyek megfelelnek a megadott kritériumoknak:
Több e-mail fiók egyben
Ha több e-mail fiókja van, akár több munkahelyi, akár munkahelyi és privát, akkor viszonylag célszerűtlen váltani közöttük. A megoldás például több e-mail fiók központosítása egy e-mail kliens alatt.
Számos olyan e-mail kliens van a piacon, akik egyszerre több fiókkal dolgozhatnak. A következőket ajánlom:
Bár van Mailbird (www.getmailbird.com) szintén egy ingyenes verzió, annak egy életre szóló engedély csak 14,7 EUR-ba kerül. Az olyan alkalmazásokkal való integráció, mint a Facebook, a Google Calendar vagy a Slack, magától értetődő.
Thunderbird (www.thunderbird.net) egy olyan eszköz az e-mail kliensek területén. Óriási előnye, hogy van kidolgozott és teljesen ingyenes.
Hiri (www.hiri.com) a legdrágább e-mail kliens ezen lehetőségek közül, de előnye az a hatékony e-maileket egy feladatkezelővel ötvözi.
Ha a Gmailt használja, akkor is egy fedél alatt dolgozhat. Ismeri a beállításokat adjon hozzá egy másik fiókot, amelyről e-maileket küldhet a Gmail kezelőfelületén:
Meg kell adnia a kérdéses e-mailt SMTP szerveren keresztül engedélyez:
Akkor ismeri az új e-mailt válassza ki közvetlenül a felületen az új üzenetek küldéséhez:
Hasznos eszközök
Az Internet tele van olyan eszközökkel és kiegészítőkkel, amelyek javítják az e-mailek munkáját és adminisztrációját. Nézzünk meg néhányat egy világos táblázatban. A legtöbben a Gmailrel működnek ideálisan, de sokan támogatnak más e-mail felületeket is:
Amint a fenti táblázatból látható, az e-mail kliensek funkcionalitása jelentősen kibővíthető egyszerű funkciók egészen összetett eszközökig projektmenedzsment vagy CRM rendszer formájában. Némelyik teljesen ingyenes, mások ingyen kínálnak csonka funkciókat. Azonban, ha azt tervezi, hogy egy vállalatnál több felhasználó számára használja őket, akkor valószínűleg fizetni fog.
E-mail sablonok
Az e-mailekkel való munka hatékonysága nemcsak az idő kezelésében rejlik, hanem az is egyes folyamatok automatizálásának képessége az elküldéskor. Ideális megoldás a rendszeres tevékenységekhez e-mail sablonok.
Ha nem akar és nem is igényel semmiféle kifinomult eszközt, egyszerűen hozzon létre egy sablont, amelyben könnyedén megváltoztathatja a mezőváltozókat, hogy az e-mail a lehető legszemélyesebb legyen.
Ha eszközt szeretne használni, akkor a fent említettek nagyon jól szolgálnak majd Önnek Igen. Többek között tömegesen küldhet e-maileket az elkészített sablonokból. Nyomon követheti az e-mailek megnyitását, de automatizálást is kínál.
Például, ha valaki egy héten belül nem válaszol egy e-mailre, és megnyitja azt, a Yesware maga is küldhet előre definiált nyomon követést.
Az e-mail sablonok ideálisan használhatók például:
- ajánlatok,
- visszatérő problémák vagy panaszok megoldása,
- kommunikáció az ügyfelekkel,
- hideg e-mailek.
A Yesware segít kategorizálni az e-mail sablonokat és pontosan az üzleti igényekhez igazítani:
A sablonokban meghatározhat változókat, például címet vagy címet, majd gyorsan és hatékonyan hozzáadhatja őket küldés előtt:
E-mailek kategorizálása és rendezése
Az e-mailek rendezése elengedhetetlen része a beérkező levelek kezelésének. Vagy használ ehhez eszközt, vagy segít magának. A leggyakrabban használt e-mail kliensek minden felülete lehetőséget nyújt kategorizálja őket, vagy jelölje át az ún Címkék- címkék:
Ez megkönnyíti az e-mailekkel való munkát a történelem felé. Szűrheti az e-maileket projektek vagy típus szerint is, például:
Automatikusan hozzárendelhet címkéket a fent leírt szűrőkön keresztül.
Delegálás és együttműködés az e-mailekkel kapcsolatban
Ha naponta több tucat vagy akár több száz új e-mailt árasztanak el, itt az ideje néhány feladatot átruházni. Az ideális megoldás az olyan eszközök használata, amelyek a beérkező leveleket projektmenedzserré alakítják, például az ActiveInbox.com.
Nagyon jó megoldás sok e-mail kliens számára (beleértve a Gmailt is) feladatok delegálása a @command segítségével:
Billentyűparancsok használata
A billentyűparancsok általában nagyon jó módszerek a program gyorsítására. Ez vonatkozik az e-mail kliensekre is.
Gmail billentyűparancsok:
A billentyűparancsokat aktiválni kell, és ideális esetben be kell állítani a beállításokat:
Ezután aktiválhatja saját billentyűparancsait:
Ez akkor tükröződik a Gmail beállításaiban, ahol egy külön elem jelenik meg, ahol szerkesztheti az egyes billentyűparancsokat:
Outlook billentyűparancsok:
Bár az Outlook nem teszi lehetővé a billentyűparancsok testreszabását, másrészt natív módon sokakat nyújt. Íme néhány kedvenc:
- Hozzon létre egy új üzenetet: ⌘ + N (Mac); Ctrl + N (PC)
- Ütemezett e-mail küldése: ⌘ + Return (Mac); Ctrl + Return (PC)
- E-mail piszkozat mentése a Piszkozatok mappába: ⌘ + S (Mac); Ctrl + S (PC)
- E-mail továbbítása: ⌘ + J (Mac); Ctrl + J (PC)
- Másik e-mail megjelenítése: Control +]
- Korábbi e-mail megtekintése: Control + [
- Jelenlegi e-mail törlése: Törlés
- A kijelölt e-mail megjelölése olvasottként: ⌘ + T (Mac); Ctrl + T (PC)
Senki sem tökéletes az idő és a termelékenység megszervezésében. De mindig tanulhat valami újat. Végül is egész életünkben tanulunk. Ma hihetetlen követelményeket támasztunk hatékonyságunkkal és teljesítményünkkel szemben. Ezért úgy gondolom, hogy minden tippnek van értelme, amely segít akár 5 percet is megtakarítani.
Másrészt a hatékonyság nem csak annyi, hogy több időnk legyen dolgozni. Ha nincs egyensúlya a munka és a magánélet között, ne aludjon eleget, vagy alulbecsülje étrendjét, akkor a semmivel való hatékony együttműködéshez szükséges tippek haszontalanok lesznek.
Ezért örömmel osztjuk meg Önnel az online marketingre vonatkozó tippjeinket és trükkjeinket. Cikkeket, oktató videókat, online webes szemináriumokat, infografikákat, zadarmo-kat hozunk létre, ingyen!