Szinte mindenki ma tucatnyi e-mailt ír. Mindannyian még több e-mailt kapnak minden nap. Nagyon jól tudja, hány ilyen e-mailt nem is olvas el, mert első pillantásra értelmetlennek, unalmasnak vagy haszontalannak tűnik. De ugyanez történhet veled is - az e-mail címed is így haladhat egyenesen a kukába. Tudja, hogyan éri el a címzettet, hogy elolvassa az e-maileket? Vessünk egy pillantást néhány karakterre, amelyek segítenek érdekes e-mailek írásában.
1. Legyen profi
Hozzon létre egy komoly e-mail címet, amely tartalmazza a nevét és vezetéknevét, vagy valamilyen megfelelő rövidítést. Írása közben írjon tömör témát, legfeljebb 7 szót, amelyek leírják a levelezés lényegét. Ez biztosítja a legfontosabb dolgot - annak a személynek a figyelmét, akinek e-mailt küld.
2. Válassza ki a megfelelő címet
Minden kommunikációnak címmel kell kezdődnie, és ha szükséges, empatikus címmel. Kerülje a hangulatjelek nagy számát.
3. Most térj a lényegre
A lehető legrövidebb időn belül magyarázza el, miért ír az érintettnek. Használjon felsorolásjeleket, különböző méreteket és betűtípusokat, hogy a szövege a lehető legtisztább legyen.
Tisztelt Novák úr,
Tudom, hogy Ön most nehéz találkozóra készül, ezért rövid leszek. Írok neked kapcsolatban.
4. Ne használjon túl gyakran nyílt kérdéseket
Helyes:
Szerintem a verseny legjobb ideje 2016. június 10, péntek. Ha nem ért egyet, indokolja meg.
Rossz:
Mit gondolsz, mikor kellene versenyt lebonyolítanunk?
5. Légy kedves
Ne csak akkor írj, amikor szükséged van valamire. Legyél befogadó, és kérlek egy kollégát vagy ismerősöt, kedves linkkel. A kommunikáció egy szinttel feljebb lép. Például: Új projektjére gondoltam. Úgy gondolom, hogy ez az erőforrás hasznos lehet az Ön számára.
6. Legyen rendkívül tömör
Ez nem mindig lehetséges, de amikor csak lehetséges, próbáljon 2-3 mondattal kifejezni magát. Ha problémája van, fejezze ki röviden magát, jobb, ha felhívja.
7. Ne feledje - először dicséret, majd kritika
Mindig jobb a jobb, azaz pozitív visszajelzésekkel kezdeni. Csak akkor legyél kritikus. Például: Nagyon értékeljük a munkáját értünk. De még mindig van néhány dolog, amin javítanod kell. Kérjük, olvassa el az alábbi megjegyzéseinket.
8. Fejezze be az e-mailt valami jóval
Például közölje az illetővel, hogy választ vár például a következő mondattal: várom a válaszát.
9. Ne felejtsd el aláírni
Az e-mailnek meg kell adnia a kapcsolattartót a megfelelő formátumban:
10. Egy pár örömmel köt
Tartsa az esetet a sajátjában, a tiédben, önben, önben, önben. A bekezdések közé is írjon üres sorokat, hogy világosabb legyen a szöveg. Ügyeljen a helyesírásra. Ha ír a cég képviselőinek, állami intézményeknek, politikusoknak, professzoroknak, akkor a funkciójuknak megfelelően szólítsák meg őket.