Minden vállalkozónak készpénznaplót kell vezetnie. Egy egyszerű meghatározás szerint a pénznapló az az összes kiadás és bevétel nyilvántartása üzleti vonatkozású, és egyszerű könyvelés esetén ez a főkönyv. Ez a könyv rögzíti pénzeszközök mozgása készpénzben, a kincstári dokumentumok alapján, de a bankszámlákon a bankszámlakivonat alapján, valamint egyéb adózási célú bevételek és kiadások mozgása.

pénznapló

A pénznaplónak tartalmaznia kell áttekintés készpénzről, bankszámlákról, valamint áttekintés a vállalkozással kapcsolatos bevételekről és kiadásokról. Ugyanakkor az adóalapot közvetlenül nem érintő bevételeket és kiadásokat itt is rögzítik. Használhatják azonban a pénznaplót nonprofit szervezetek is, ahol a tevékenységükkel kapcsolatos pénzbeli és nem pénzbeli bevételeket és kiadásokat is nyilvántartják. Az Excel formája és mintája például ingyenesen letölthető az internetről is.